Un bon départ... ou départ? Pour une intégration réussie

Sur une échelle de 1 à 10, à combien évaluez-vous votre plan d’intégration des nouveaux employés?

Quel est votre taux de rétention de ceux-ci après 3 et 6 mois?

Une fois que le contrat d’embauche est signé, le travail n’est pas terminé – loin de là!

Nous avons défini la gestion des talents en 4 étapes – l’attraction, la négociation, l’intégration et la rétention – afin de donner des pistes pouvant aider les entreprises à maximiser l’expérience-candidat. Les dernières semaines nous ont permis d’élaborer l’attraction et la négociation.

Afin de maximiser les chances de succès des nouveaux membres et de l’organisation, il est important d’avoir un plan d’intégration, et de le respecter.

Certaines organisations ont des plans d’intégration structurés et suivis rigoureusement, que tous connaissent et qui font partie des politiques d’organisations.

D’autres entreprises ont de grandes lignes à suivre, qui varient d’un nouveau membre à l’autre.

Et finalement, certains n’ont aucun plan d’intégration formel – au point que parfois les nouveaux employés sont tout simplement laissés à eux-mêmes.

Cette semaine, je vous propose un survol des avantages d’un plan d’intégration et des différents éléments importants à considérer.

Pourquoi un plan d’intégration?

Pour être prêts, en tant qu’organisation, tout simplement. Tout d’abord, un plan d’intégration permet aux entreprises d’être prêtes pour l’arrivée des nouveaux membres de l’équipe. Ce plan permettra d’avoir une communication constante entre tous, et d’apporter les ajustements nécessaires afin d’assurer un encadrement personnalisé. Un temps précieux sera ainsi sauvé, sans oublier l’image et la crédibilité de l’entreprise.

Changer d’employeur amène un stress élevé chez la plupart des gens. Cette importante décision qu’ils viennent de prendre marquera les prochaines années de leur vie personnelle, familiale et professionnelle. Une intégration réussie permettra de réduire le niveau de stress en les rassurant, et ils ressentiront l’importance de leur place et de leur contribution au sein de leur nouvelle famille professionnelle.

Une intégration manquant de structure est souvent responsable de départs prématurés de nouveaux employés. Départs volontaires d’employés qui ne se sentent pas comme partie intégrante de l’organisation, congédiements par un manque de performance causé par une intégration ayant des lacunes de communication, ne sont que quelques exemples.

Qui est responsable de l’intégration des nouveaux employés?

Tous.

Au cours des précédentes étapes, l’entreprise a souligné combien son équipe était exceptionnelle, vanté l’esprit de collaboration et démontré combien les gens étaient importants au sein de l’organisation. C’est lors de l’intégration que chaque employé qui accueillera les nouveaux membres viendra prouver ce qui a été décrit auparavant.

Quelques éléments essentiels à considérer :

• S’assurer que tous connaissent l’existence et l’importance du plan d’intégration;
• Avoir un plan d’intégration général, complété par une composante adaptée pour chaque service et chaque poste afin personnaliser le plus possible ce processus;
• Contacter les intervenants sélectionnés pour leur signifier leur rôle et son importance dans l’arrivée des nouveaux membres.

Dès la signature du contrat d’embauche

Bravo! L’offre est signée, tous sont heureux et excités de débuter cette association!

Un appel téléphonique ou un courriel du gestionnaire, le plus rapidement possible, est primordial afin de signifier sa hâte de collaborer et de mentionner sa disponibilité si le nouveau membre a des questions. Il est encouragé de spécifier qui prendra la relève pour les prochaines étapes et les différents points de contact.

Au cours des 15 jours précédents, l’arrivée du nouveau membre, les étapes qui suivent permettront d’assurer une communication régulière, et d’avoir des éléments administratifs réglés avant le jour J du début d’emploi.

• Obtenir toutes les informations nécessaires au dossier employé (documents à compléter, spécimen de chèque pour le dépôt-direct, inscriptions aux assurances et autres, etc.);
• Réserver les ressources matérielles nécessaires (espace bureau, outils informatiques, téléphone bureau et/ou cellulaire, cartes d’affaires, etc.);
• Créer les accès requis (outils informatiques et accès systèmes, clés ou cartes d’accès par exemple).

Un calendrier d’intégration viendra assurer la fluidité du processus et garantir la disponibilité de tous, en envoyant des invitations au calendrier de chacun – obtenant ainsi l’engagement et la responsabilisation de chaque intervenant.

Annoncer la nouvelle de l’arrivée du nouveau membre à toute l’organisation par un communiqué quelques jours avant son arrivée permettra aux gens de se préparer à l’accueillir chaleureusement.

Mais attention! Il faut avoir l’approbation du nouvel employé avant de communiquer l’information à l’interne, afin de s’assurer que l’employeur précédent a été avisé et que l’annonce peut être faite pour éviter tout inconvénient.

C’est demain le grand jour!

La première journée officielle est presqu’arrivée, et tous sont fébriles d’accueillir cette nouvelle personne au sein de l’équipe. Étant donné qu’un contact a été gardé avec le nouveau membre, il est conseillé de le contacter la veille (ou le vendredi si la première journée est le lundi) afin de le/la rassurer. Exprimer l’excitation de son arrivée et lui demander s’il/elle a des questions démontrera que l’organisation prend son arrivée avec sérieux, tout en l’informant de l’endroit, l’heure et la personne-contact à demander à son arrivée. Cela permettra de le rassurer et se sentira encadré.

Une communication à l’interne rappelant l’arrivée du nouvel employé est recommandée, surtout aux membres du service pour lequel cette personne fera partie. Cette étape est particulièrement importante si aucune autre annonce n’a été faite précédemment.

La première impression est toujours la bonne

Il en est de même pour la première journée. C’est ici que la magie doit s’effectuer, c’est un grand jour pour tous.

Un accueil personnalisé par un représentant des ressources humaines et le gestionnaire est impératif – ensemble ou séparément. Dans un contexte qu’il n’y a pas de service RH, la rencontre initiale avec le gestionnaire est requise. Faire un retour sur le déroulement de l’intégration et l’horaire ainsi que finaliser les différents détails administratifs permettra d’avoir ensuite le focus sur les prochaines étapes.

Une visite des installations et présenter le nouveau membre aux autres employés créera des contacts intéressants. Le sourire de chacun est bien sûr de mise – de là l’importance d’annoncer à l’avance pour que tous dans l’organisation aient un état d’esprit positif à l’accueil.

Un lunch entre le gestionnaire et le nouveau membre de son équipe, dès le jour 1, est fortement recommandé afin de souligner l’événement. Surtout, il faut éviter que le gestionnaire se décommande à la dernière minute, ni même déléguer une autre personne à sa place – par simple respect.

Selon les postes et la politique d’entreprise, d’annoncer l’arrivée de la personne sur les réseaux sociaux et autres plateformes est une autre façon qui démontre la fierté que l’organisation a envers elle.

L’intensité de la première semaine

Cette première semaine permettra au nouvel employé d’avoir une bonne compréhension de l’organisation et de son rôle. La planification de rencontres avec des personnes désignées pour chaque service de l’entreprise permettra à la personne d’avoir une compréhension des interactions entre chaque service, tout en étant mis en contact avec des personnes-ressources importantes si elle a des questions à l’avenir.

Des rencontres avec des membres de la haute direction permettront de partager la culture, la vision et la stratégie de l’entreprise.

Multitude de nouvelles personnes rencontrées, des tonnes d’informations assimilées, nouveaux outils informatiques à apprivoiser ne sont que quelques facettes qui drainent l’énergie de nouveaux employés.

Selon les postes, il faut s’assurer que l’horaire d’intégration offre du temps pour le nouvel employé pour lui-même, afin qu’il puisse réviser ses notes, se familiariser avec ses différents outils, et faire des lectures reliées à l’organisation et à son poste (politiques, CRM, stratégie d’entreprise, etc.).

Rencontre d’équipe, lunch, 5 à 7 ou activité d’équipe permettra de tisser des liens entre collègues dès les premiers jours, et initiera un sentiment d’appartenance tôt dans cette nouvelle association.

Objectifs + rétroaction efficace = succès

Les objectifs établis doivent être clairement énoncés dès le début, et clarifiés au fur et à mesure que le temps avance.

Une communication transparente, combinée à une rétroaction bilatérale, permettra de clarifier toute zone grise. Il en est de la responsabilité autant du gestionnaire que du nouveau membre de l’équipe. Les bases d’une confiance mutuelle et d’une collaboration sont ainsi établies.

Car l’un des principaux défis dans l’intégration est l’inconnu et l’insécurité qui en est issue, et l’engagement de tous est la clé pour l’éviter.

Évaluation et amélioration

Les meilleures personnes pour aider à l’amélioration du plan d’intégration demeurent les nouveaux employés. À la suite du premier mois, il est conseillé de demander l’opinion et la rétroaction du nouveau membre envers son expérience d’intégration, idéalement lors d’une rencontre individuelle. Cela démontrera l’importance accordée à son opinion, mais sera tout autant une opportunité de faire un suivi sur les objectifs et engagements mutuels précédemment établis.

L’intégration fait partie de l’expérience-candidat, tout comme de l’image-employeur.

Quelle est l’image que vous désirez projeter?

Vous désirez discuter de votre stratégie de gestion des talents afin de maximiser vos efforts d’attraction et de rétention, et supporter votre croissance ?

Écrivez-nous à info@jumprecruteurs.ca ou directement à mon adresse  steeve@jumprecruteurs.ca, et il nous fera plaisir de discuter et de vous accompagner à travers les différentes étapes.