La préparation : L’incontournable étape du recrutement et de la sélection

Récemment, une personne de mon réseau m’a contacté en me partageant son désarroi après avoir vu trois de ses quatre recrues aux ventes quitter l’organisation ou se faire remercier. Cela créait un frein important dans son objectif de bâtir sa force de ventes qui était au cœur de sa stratégie de croissance pour les 3 prochaines années. Après avoir écouté sa situation et ses objectifs, je lui ai posé cette simple question :

Comment avez-vous établi les compétences requises et comment les avez-vous évaluées lors du processus de sélection?

Mon interlocuteur est resté silencieux pendant quelques secondes et m’a répondu : J’ai compris…

En fait, il avait établi la description de poste sur des éléments généraux, plusieurs ne pouvant pas être évalués, et le processus d’entrevues n’avait pas été préparé en lien avec un profil de compétences en bonne et due forme.

Un processus de recrutement et de sélection se doit d’être soigneusement planifié. Tel que souligné au cours des récents articles publiés, chaque étape fait partie d’un tout, et une seule de celles-ci étant négligée peut non seulement impacter l’efficacité du processus, mais également nuire à la marque-employeur et l’expérience-candidat, mettant l’avenir de l’organisation à risque dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques.

Au-delà du processus de recrutement et de sélection, plusieurs étapes font également partie d’autres éléments cruciaux de la gestion des RH; l’évaluation du rendement et la rémunération en étant deux bien connues.

Voici des étapes incontournables et un sommaire de leur raison d’être afin d’éviter des erreurs coûteuses pour votre organisation.

L’analyse de fonction

Avant de rédiger la description de poste, il faut savoir ce que l’on y insérera, et déterminer l’importance de chaque tâche et responsabilité. L’analyse de fonction permet de tout noter et d’accorder un niveau d’importance et de temps à chacun des éléments.

Il est recommandé d’utiliser plusieurs sources, car chaque personne a une perception différente du poste. En les comparant, il sera plus facile de mettre en perspective et d’arriver à un consensus.

Voici quelques exemples de sources pouvant être utiles :

• Description de poste existante
• En observant, questionnant et sondant les personnes occupant la fonction visée, ainsi que les gestionnaires et même les clients, lorsque le rôle est impliqué avec ces derniers
• En consultant des sites gouvernementaux et de l’Ordre des CRHA, ou même d’affichages ou descriptions de postes d’entreprises ayant des postes similaires

La description de poste

Dans mon récent article sur les affichages de poste, je soulignais la différence entre la description et l’affichage, qui sont souvent confondus.

Selon l’Office québécois de la langue française, la description de poste fait « état des tâches, des responsabilités et des relations d’autorité inhérentes à un poste ainsi que de la compétence professionnelle et des qualités exigées pour l’occuper » et elle résulte de l’analyse des postes. Il se retrouve habituellement dans les manuels RH des entreprises ainsi qu’en annexe aux contrats d’embauche, et se veut un document administratif.

La description de poste regroupe et résume les informations recueillies lors de l’analyse de fonction. On y retrouve habituellement les informations suivantes, et peut se résumer en une à deux pages :

• Éléments d’identification
• Informations permettant de circonscrire la raison d’être du poste, sa contribution au sein de l’organisation
• Renseignements sur le travail exécuté
• Données relatives aux équipements et outils utilisés
• Indications relatives à l’environnement de travail
• Tout autre renseignement cité par les sources
• Raison d’être ou objectif du poste (Résumé ou Sommaire du poste)
• Classer chaque responsabilité selon le temps consacré, fréquence ou conséquences
• Conditions particulières (environnement, horaire, localisation, etc.)

Il est important de la mettre régulièrement à jour et d’indiquer la date de révision. Les organisations évoluent, les rôles également, et il est important de pouvoir s’y référer.

Profil de compétences

Une fois la description de poste complétée, les compétences requises doivent être identifiées pour bien cerner le profil et évaluer les candidats au cours du processus de sélection, ainsi qu’au cours de son évolution au sein de l’entreprise.

Chaque compétence peut regrouper plusieurs tâches et responsabilités, et chacune de ces dernières peuvent se retrouver dans plusieurs compétences.

En appliquant ensuite une pondération, il est ainsi possible d’identifier les compétences qui seront :

• Essentielles – environ 25% de la pondération supérieure;
• Importantes – environ 50% de la pondération médiane;
• Des atouts – environ 25% de la pondération inférieure.

Les gestionnaires considèrent souvent toutes les compétences comme étant essentielles. C’est pourquoi l’étape de la pondération viendra mettre en perspective et permettra d’identifier les compétences à évaluer de façon plus approfondie.

Critères de sélection et indicateurs de compétences

Pour chaque compétence, il faut se poser les questions suivantes :

• Est-elle nécessaire dès l’entrée en poste du candidat sélectionné?
• Une formation peut-elle être offerte à l’entrée en poste du candidat afin qu’il puisse l’acquérir?
• La compétence peut-elle être mesurée, permettant d’évaluer les candidats?

Par exemple, la connaissance en détail des politiques de l’entreprise peut être une compétence essentielle ou importante pour une fonction donnée. Cette compétence ne pouvant être déjà acquise avant l’arrivée en poste, il n’est donc pas possible d’évaluer les candidats sur celle-ci. Cependant, elle devra être considérée lors des évaluations de performance une fois la personne en poste. En contrepartie, les connaissances des règles comptables en vigueur pour un poste en finances, par exemple, pourraient être évaluées lors du processus de sélection, étant donné qu’elles font partie du rôle et de l’expertise requise pour la fonction.

Les indicateurs de compétences seront ensuite déterminés afin d’évaluer si les candidats rencontrent les besoins pour le poste ciblé.

Pour un processus de recrutement et de sélection efficace permettant de réduire les risques d’une mauvaise embauche, ces étapes sont des incontournables pour une saine gestion de vos ressources humaines.

Vous désirez discuter de votre processus de recrutement et de sélection qui vous permettra de supporter votre croissance ?

Écrivez-nous à info@jumprecruteurs.ca ou directement à mon adresse :  steeve@jumprecruteurs.ca et il nous fera plaisir de discuter et de vous accompagner à travers les différentes étapes.